“全陪”即“全陪同导游人员”,英文为“nationalguide”,指“受组团旅行社委派,作为组团社的代表,在领队和地方陪同导游人员的配合下实施接待计划,为旅游团(者)提供全旅程陪同服务的导游人员”(《中华人民共和国国家标准导游服务质量》GB/T15971-1995)。
因而,全陪的主要职责就是保证旅游团(者)的各项旅游活动按计划实施,保障旅行的顺畅和安全。作为组团社方的代表必须自始至终参与旅游全程活动,负责团队转移中各环节的衔接工作,监督接待计划的实施,协调领队、地陪、司机等旅游接待人员的协作关系。具体地说,全陪应按以下要求做好导游服务工作。
(一)接团准备
1、在接到接待旅游团的任务后,及时向业务主管领导报到,听取对该团的要求及注意事项。
2、查阅接待计划及相关资料,了解旅游团及其团员的全面情况,分析需掌握的重点和特点。首先应了解接待旅游团的基本情况。包括旅游团名称,领队情况,旅游团人数,团员姓名、性别、年龄、职业、国籍、地区、特点,节目要求,首站和末站城市或出入境口岸,确认书与接待计划的核对;其次,要清楚接待标准。包括费用标准、各地住房情况及礼遇规格。第三,要了解旅游团的日程情况。包括抵、离旅游线路各站的时间以及交通工具类型和停靠的机场、国站或码头、第四应了解客源所在国的历史、地理、文化、政治、经济及近期重要新闻,熟悉旅游团途经的各城市和旅游点的情况,统一对外宣传的口径。第五,根据需要,全陪应提前一天与接待社取得联系,妥善安排好接待工作。第六,出发前,全陪应带好必备的出差物品、各种证件和有关资料,如《全陪日志》、列车上用餐专用结算单、旅途备用金(如电话费等)、身份证、工作证、导游证、社徽、胸卡、个人名片、通讯录、记事本及陪同接待资料袋等。若去边境口岸、特区等地,还需办理有关的通行证;若首站需去外地接团,还需提前领取机票或车票,并随身携带。
3、迎候服务
入境首站迎接服务。全陪要与首站地陪协作配合,共同完成第一站的接待任务,使客人抵达后立即得
到热情友好的接待,并有宾至如归的感觉。
第一,接团前,全陪应了解并落实第一站接待社接待工作的详细安排情况,提前到达第一站与地陪取得联系。
第二,和地陪一起提前30分钟到达接站地点(如机场、码头、车站),迎接旅游团(者)。
第三,与领队和全团见面后,应与领队核实有关情况,如人数、行李和有关要求,协助领队向地陪交接行李。
第四,在途中应代表组团社及个人致欢迎词。致辞应包括热情的欢迎、诚恳的介绍(导游和司机)、提供服务的真诚愿望以及预祝旅途愉快的祝愿等。
第五,全陪应认真与领队核对商定的日程。既要尽量满足团内大多数人的要求,同时对制定的日程又不要做较大的变动,如遇到难以解决的问题,应及时反馈给组团社,并让领队得到及时的答复。主要要求如下:了解该团是否持有返程机票。如有持“OPEN”票者,应提醒领队与出境地、民航部门或有关接待社联系预订机座;如有持“OK”票者,则需提醒有关接待社至少提前48小时持票去民航确认机座;根据接待计划,向领队确认实到人数、名单和住房要求。如有与原计划不符的情况,应在当天报告组团社联系人,由联系人通知各接待社;如情况紧急,应请首站地接待社迅速通知下一站,然后再告知组团社联系人;以组团社制定的接待计划为依据,与地陪一同征求领队的意见,尽量避免大的修改;在可能的前提下,小的变动可主随客便。日程商定后由领队向全团宣布。了解旅游者的健康情况,以便给予适当的照顾和安排。对准备付现款的旅游团,应了解其付款方式或票据种类(如现金、信用卡、旅行支票等),安排旅游团付款事宜。
4、住店服务
进住饭店,应以地陪的服务工作为主线,全陪予以协作配合,使旅游团进入饭店后尽快办完住宿登记
手续,进住客房。
第一,协助领队和旅游者填好旅客住宿单、分发房号;
第二,协助地陪和饭店行李员将客人行李分送到每一位客人的房间;
第三,向饭店总台或领队领取团队客人住房分配名单,与领队相互通报房号,并掌握饭店总台、当地接待社和地陪的紧急联系方法,以便随时协助有关人员处理团队进店后可能出现的问题。
5、各站服务
旅游全程涉及到许多站点,因此,为使接待计划全面而顺利地实施,各站之间应有机衔接,各项服务
准时到位,保证旅游者的人身与财产安全,及时有效地处理突发事件,同时组织好娱乐活动,协助安排好饮食和休息,努力使旅游者感到充实、轻松、愉快。具体要求如下:
第一,全陪应做好各站间的联络工作,及时地向地陪通报旅游团的情况,如领队的意见、客人的要
求、前几站的活动情况等,并积极协助地陪工作。
第二,全陪应认真监督各站的服务质量,检查其是否按标准提供服务,并酌情提出改进意见和建议。
一般来说,全陪和地陪同属接待一方,与其说是监督,不如说是协助地陪做好各地的接待工作。若当地的活动安排与前几站有明显重复,应建议地陪做必要的调整;若对接待工作有意见和建议(如购物活动太多等),应诚恳地向地陪提出;在工作过程中,若发现有降低质量标准、克扣费用的行为,要及时提出,并在《全陪日志》中注明;若发现地陪人员有违法乱纪行为,应及时制止,并如实记入《全陪日志》报组团社;提醒地陪落实旅游团赴下站的交通票据并通知下一站。
6、旅途讲解和生活服务
旅行途中,特别是两站之间,全陪要作必要的导游讲解,照顾好旅游者的生活;长途旅行时,应尽可
能组织文娱活动以活跃旅途气氛,同时与旅游者广泛接触,以增进感情上的交流。
全陪同时应保护旅游者的人身与财产安全。在各游览点,应与地陪一同照顾好老、弱、病、残旅游者,同时注意重点,顾及全团。特别在地陪进行导游讲解时要注意旅游者的动向,防止个别旅游者走失和意外事件的发生。每次上车都应积极协助地陪、领队清点团员人数,提醒客人不要遗忘随身携带的贵重物品(如钱包、相机、摄像机等)。如出现突发事件,应及时按有关原则处理。
7、离站服务
全陪应认真完成每一阶段的工作,为下一站旅行的顺利进行打好基础。
离站服务是,首先应确认各项事宜。提醒地陪确认离站的交通票据是否落实,并清点其数目,若有变更,请地陪及时通知下站;请地陪确认交通运行时间并通知客人;协助地陪清点行李并与领队核对件数。
其次,应做好结算工作。按规定办好离店财务结算手续。协助地陪准备无误地填写结算单等单据,并妥善保管;协助领队提醒团队客人与酒店结清应由客人自己支付的费用,并带好随身物品。第三,应向地陪和司机并致谢。
8、乘坐交通工具服务
陪同旅游团乘坐站与站之间的交通工具是全陪工作的重点。也是全陪工作与地陪工作的明显不同之处,这项工作的好坏会直接影响整个旅程的顺利与否,其要求如下:
第一,乘坐前。向领队说明所乘交通工具有关托运和手提行李的规定及入站规定。
向地陪领取有关交通票据及行李牌,当面点清并妥善保管。
乘飞机、汽车或火车时,将自己的座位安排在最后排或前排靠通道外,以便工作,其余票证交领队安
排或分发。若无领队而需全陪分发票位时,应照顾身份高者、夫妇、有同伴者;如多次乘机,要注意公正地让大家轮流坐靠窗的位置。如飞机延误,应协助航空公司及时向客人做好解释并安排好客人的餐饮,若遇困难,应主动向当地接待社寻求帮助。
如民航班机取消,应协同航空公司安排好客人的住宿、餐饮、用车。若系旅游包机取消,应协同当地
接待社安排客人的住宿、餐饮、用车,共同解决遇到的问题,并由当地接待社将有关情况通知下站。协助安检人员对客人进行安全检查,自己最后一个离开安检口。
在列车上用餐时,对重点团、大型团、特殊团,应请地陪事先将有要求通知列车准备餐料;一般情况
下由全部上车后与餐车联系。
第二,乘坐中。如乘坐火车或过夜旅游船,应协助领队分好铺位;
向客人介绍交通工具及其内部使用方法、途中距离、所需时间、中途经过的地点和有关注意事项等;
负责沿途导游讲解并尽可能组织一些文娱活动;
与交通部门一起,做好客人的安全保卫与生活服务工作;
在下车、船前30分钟提醒客人清点好所携带的物品,并做好下车或下船的准备;
与领队分工,一人领先,一人断后走下交通工具,并检查旅游者有无遗漏物品。
第三,乘坐后。应尽快与地陪接头,如地陪迟到或漏接,应设法安置客人休息,并与当地接待社联络
,请求帮助;将领队介绍给地陪,并将行李牌(票)点交给地陪;向地陪介绍该旅游团的基本情况和特殊注意事项。
9、末站(离境站)服务
末站的服务是全陪服务中最后的环节,全陪工作应善始善终,全陪应协助领队和地陪共同搞好出境的
准备工作,使旅游团顺利离境,并给他们留下良好的印象。
第一,请末站接待社落实好出境交通票据;帮助客人结清各种账单;提醒旅游者出境时带好护照、海
关申报单、购物发票(特别是文物和贵重药材的发票和证明)。
第二,与领队话别并征求意见和建议,同时请领队协助填写有关调查表,如《海外访华评价表》,并
及时回收;在适当的时间、场合向客人致以情真意切的欢送辞;在欢送辞中,对团队客人在工作上的支持与合作表示感谢,希望客人对自己工作中的不足之处给予谅解(必要时,做好补偿工作),同时欢迎客人再次来旅游,并致以美好的祝愿。
第三,提前抵达机场、车站或码头后,协助办理出境手续。待客人上达应乘坐的交通工具离站后,方可离开。全陪还应在旅游团离境当天从出境站城市返回派出地,确因当地接待社订不上回程交通工具票据时除外。
10、处理遗留问题服务
首先,协助旅行社领导处理好旅游过程中的遗留问题;
其次,认真办好旅游者的委托事务;
第三,将各地的结算单据交回财务部门,及时填写出差报销单;
第四,认真、按时填写《全陪日志》和其他旅游行政管理部门(或组团社)所要求的资料,《全陪日志》经领导签字后,同《海外领队访华评价表》一并交旅行社有关部门验收;
第五,将有关该旅游团的接待材料集中整理,交旅行社指定部门保管存档。